どのフォルダが作業中だとか重要だとか、ひと目でわかるように
前回はフォルダ名、ファイル名の頭に作成日を記入することで、すぐ確認できるという技でした。今回は複数作成されたフォルダに関して、どれが完了・未完了なのか。そもそもどれを着手していたのか（特に複数人でフォルダを共有している場合など）、どの案件が最重要なのか、といった事を一見して分かるようにするための技となります。
① 未着手、着手中、完了を分ける
僕はフォルダ等を作成した際に、データ名の頭にある「目印」をつけています。コレは僕のやり方ですが、
未着手は「●」
着手中は「○」
完了は「 」何もつけない
というルールでファイル名を作っています。
そうすると名前順でソートした際に、数字よりも「●」「○」の方が数字よりも上に表示されるため、フォルダ内のいくつもあるデータの先頭に来てくれます。すると一見して、フォルダ中のデータで作業すべきものが見つかるという仕組みです。
以下に一例を書きます。
＜名前順でソートした場合のフォルダ順位＞
●180729_△△まとめ
○180729_××について
●180730_▲▲資料
●180801_■■まとめ
180727_◎◎分析データ
180728_□□報告書
以上のように並んでくれるので、上の４つが「○または●」が付いていることがすぐに分かります。となると、今作業すべきものがどれかすぐに分かります。そして、着手中「○」が1つあり、未着手「●」が3つあるのも瞬時に分かります。また作業が完了したら、ファイル名から「●」「○」を消せば完了だと分かると同時にそのフォルダは下のほうにデータが落ちてくれます（名前順でフォルダを並べている場合）。
でも前回の（１/４）で述べたように、日付が頭にあって作成日順には並んでくれるので、データがバラバラ・ごちゃごちゃにはなりません。
② フォルダ内で優先順位を付けたい場合
また、未着手・着手中の「●」「○」の中で優先順位をつけたい場合は、「●」「○」の数を増やしてあげるというやり方もあります。以下に一例を書きます。
＜名前順でソートした場合のフォルダ順位＞
●●●180801_
○○○181025_
●●180512_
●180312_
ただ●を多く並べすぎても管理しきれないので、僕は最大でも２つにしています。こうすると名前順でソート（並べ替え）したときに、●の数が多いほど上位に表示されます。そうなるとフォルダを一見しただけで一番上に居るのが最重要のフォルダだということが分かります。コレは結構便利ですね。
特徴・オススメな点
１．簡単な記号「●」「○」で未着手や作業中のフォルダが一目で分かる
コレが本当に便利だと感じてます。プライベートの場合はそこまで重要ではないんですけどね。でも仕事だと本当に便利で、あとは何が終わってないのかが、常に視覚的にわかるので楽ですよ。
２．作業を進めていくと「●」を消すゲームのように思えてくるのが楽しい
やってみると分かるんですけど、コレら「○」「●」がフォルダやファイル名に載ってるのって鬱陶しいんですよ。なので作業が完了してそれらが消えてくれると、何だかすっきりするんですよね。いつの間にかゲーム感覚で作業してる時あります。
注意・イマイチな点
１．誰かとデータを共有する場合、このルールを知らない人が見て混乱する
初めて見た人は、この「●」は何なんだ？と戸惑います。でもまあちゃんと説明すればわかってくれます。最終的に完了した際は、その「●」が取れた状態のデータフォルダになりますしね。
こんな感じで使ってます
僕は前回述べた、日付を付けることよりもこの「未着手、着手中、完了」を分ける方が仕事では役立ってます。コレを付けるようになってから、やり忘れが相当減りました。優先順位を付けるので一見して見やすいのと、フォルダ名を変えればすぐに優先順位も変わってくれるのが便利です。仕事していると、先週の話と変わって優先順位が移動したりするじゃないですか。そういった場合にも簡単に対応できるのがいいところかなと思ってますね。
以上、良かったら参考にしてみてください。
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